記事の概要
- 立替金精算書のインボイスに記載が必要な事項を解説
- 他社の商品購入の立替払いをした場合の立替金精算書の記載方法
- ケースによってはインボイスがなくても仕入れ税額控除が可能なケースもある
補助金を活用してインボイス制度へ対応しよう！
インボイス制度に対応するには、請求書や領収書の様式を適格請求書に合わせる必要があります。そのため、既存の会計、受発注システムの改修・新規購入が必要です。しかし、多くの中小企業、小規模事業者にとってコスト増は大きな負担になると考えられます。
そんな時におすすめなのが「補助金」です。補助金を活用すればインボイス制度へ対応するための費用をカットできるかもしれません。
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インボイスに記載する必要事項
いよいよ2023年10月からインボイス制度がスタートしますが、社内の請求書フォーマット変更手続きはお済みでしょうか。
インボイスがスタートすることは知っているし、より詳細な請求書や領収書の作成が必要であることもご存じの方も多いと思いますが、イレギュラーなパターンになると
この場合はどうすればいいんだろう？
という疑問が出てくるケースもあると思います。
こちらの記事では、経費を立て替えてもらった場合の、立替金精算書に焦点を当てて、解説します。
立替金精算書に記載が必要な事項や、その他の注意事項まで詳しく解説しますので、ぜひ最後までご覧ください。
まず、立替金精算書のインボイスに記載が必要な事項を説明します。
立替金精算書のインボイスに記載が必要な事項は以下の６点です。
- 適格請求書発行事業者の登録番号と名称（個人の場合は氏名）
- 課税資産の譲渡などを行った詳細な日付
- 課税資産の譲渡などに係る資産等の詳細な内容（課税資産の譲渡等が軽減対象である場合には、その資産の内容や軽減対象資産の譲渡などである旨の記載が必要）
- 税率ごとに区分をしてある課税資産の譲渡等の合計額及び適用税率
- 税率ごとに区分してある消費税額等
- 書類の交付を受ける当該事業者の名称（個人の場合は氏名）
以上は適格請求書として条件を満たすために必ず記載が必要になる項目です。
少し補足して説明します。
立替金精算書のタイトルは誰が受け取ってもわかりやすいものとし、発行会社名や会社の住所などをタイトルの右下のあたりに、また、請求先の情報はタイトルの左下あたりに記載するのが良いでしょう。
請求先の情報は、会社名や住所、電話番号等で大丈夫です。
資産等の詳細な内容（いわゆる内訳）に関しては、細かく記載が必要となるため、注意が必要です。
- 購入した商品名等
- 購入した数
- 商品の単価
- 立て替えをした年月日
- 購入した商品が複数の場合は、各商品ごとの合計金額や、それぞれの税率
など、上記の例のように内訳を細かく記載します。
税抜き価格にして最終的に消費税を別で記載するか、初めから税込み価格で記載するかは特に指定がありませんので、どちらでも大丈夫ですが、Aの商品はは税抜きで記載があるのに、Bの商品は初めから税込みになっているなどがないように、書き方を統一して記載するのを忘れないようにしましょう。
また、振込先情報も忘れずに記載しておきましょう。
立替に関する前提事例
ここで、少し複雑な例を見てみましょう。
A,B,Cの3つの会社があり、A社がB社に経費の立替をお願いし、Ｂ社がA社の代わりにＣ社に支払いをしたというケースの場合です。
この場合、C社からB社あてにインボイスが発行され、立替をしていたB社は、そのインボイスをA社へと回します。
ここで注意しておきたいのは、このC社からB社に宛てたインボイスです。
最終的にはA社が支払いをすることとなりますが、この場合、C社からB社に宛てたインボイスをA社に回しただけでは仕入税額控除のための請求書等の保存要件を満たすことが出来ません。
では、どのように対応すれば良いでしょうか。
以下にて詳しく説明します。
立替金精算書の交付
このようなケースの場合は、
注意
C社よりB社に宛てたインボイスが、最終的にはA社宛てのものであることを証明するため、B社が作成した精算書を併せてA社へ提出する
という作業が必要になります。
Ａ社が仕入税額控除のための要件を満たすには、Ｂ社から立替金精算書などの交付をしてもらい、最終的な経費の支払先であるＣ社から行った課税仕入れがＡ社のものであるということを明らかにしなければならないからです。
Ｃ社からＢ社宛に交付されたインボイスとＢ社発行の立替金精算書を同時に保管することで、A社は控除を受けることができるようになります。
また、B社がインボイス非対応の事業者であっても、C社がインボイス対応事業者の場合、A社は問題なく支払い税額控除を受けることが出来ます。
会社が複数絡んでくると、対応する業務も増えてきますので、ご注意ください。
交付するインボイスのコピーが大量になる場合
先ほどのA社、B社、C社のケースを再度見てみましょう。
立替払いをしてくれたB社は、C社より発行してもらったインボイスと共に、B社が作成した精算書をA社へと提出しますが、C社から発行してもらったインボイスのコピーが大量になってしまう等、諸事情によりコピーの提出が不可能なケースも存在します。
このような場合、
- B社側はC社より受け取ったインボイスを保管する
- その後、B社はA社宛てに立替金精算書を提出する
事により、A社はB社の立替金精算書を保管するという条件をもって、仕入れ税額控除を受けることができるようになります。
立替払いをしてもらった商品の数が大量である、種類が多いなどの際には、こういった対応を取ることも可能なのです。
ただし、B社が発行する立替金精算書には、立替した商品等がインボイスの対応事業からの仕入れなのかどうか等の記載や、購入した商品の税率、購入年月日など、A社が控除を受けるに当たっての必要事項を全て記載しておく必要があります。
まとめ
今回の事例のように、複数の会社が絡み、仕入れにあたって立替金等が発生した場合等には、特別な対応が必要になります。
主に立替を承諾した企業の対応が増えることとなりますが、この他にも様々なイレギュラー対応や複雑な案件が発生してくる場合もあります。
そのような際に間違った対応をしてしまうと場合によっては会社の信用を失うことにつながってしまう恐れもありますので、日頃からよく制度の確認をしておきましょう。
最後までお読みいただき、ありがとうございました。
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インボイス制度に対応するには、請求書や領収書の様式を適格請求書に合わせる必要があります。そのため、既存の会計、受発注システムの改修・新規購入が必要です。しかし、多くの中小企業、小規模事業者にとってコスト増は大きな負担になると考えられます。
そんな時におすすめなのが「補助金」です。補助金を活用すればインボイス制度へ対応するための費用をカットできるかもしれません。
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