記事の要約
- 支払い通知書は商品を購入した企業が、購入元の企業に向けて支払いの内容確認の目的で作成する書類のことである
- 支払い通知書は納品が終わったタイミングで作成されることが多いが、作成は義務ではない
- インボイス制度スタート後、必要事項の記載があれば、インボイスとして利用可能となる。
支払い通知書とは何か
支払い通知書とは、企業間で取引きを終えた後に商品やサービスを購入した企業が、提供側に対して作成する書類です。
この支払い通知書には、支払い金額や購入商品名等の詳細情報が記載されており、支払いの内容確認の意味合いで発行されるようになっています。
支払い通知書自体は作成は必須ではありませんので、なくても問題はないのですが、取引を円滑に進めたり、金額確認の意味で発行すれば両社とも間違いがなく安心して契約を終わらせることができます。
こちらの記事では支払い通知書についてだけでなく、インボイス制度との関連性についても解説していますので、ぜひ参考にして下さい。
まず、支払い通知書について詳しく説明します。
支払い通知書を発行するタイミング
支払い通知書は、基本的に購入した商品等が納品された後に発行されます。
作成が義務ではありませんので会社によって多少異なることもありますが、このタイミングで発行すれば納品はすでに確認済みで、あとは支払いを残すのみとなります。
一般的には、双方の最終確認の意味でもこのタイミングで発行することが多いようです。
支払い通知書の記載項目
規定の様式がある書類ではないため、記載内容も企業によって様々ですが、だいたい一般的には以下のような項目を記載しておけば問題ないとされています。
- 支払い金額
- 支払をする口座情報（振込先口座）
- 会社の情報（社名や電話番号など）
- 購入した商品名など
- 取引の日付
これらの情報は取引において必須の確認事項であり、最低限の内容の記載があれば納品した側の企業も安心できます。
業務を円滑に進めるための書類ですので、作成するならわかりやすく、特に金額に関する情報はミスがないように注意して作成することが必要です。
支払い通知書と類似する書類との違い
支払い関係の書類は数種類あり、当然それぞれの書類の役割は違うのですが、名称が似たようなものも多く、混同しがちです。
続いて、これらの似たような各書類は何に使用されるのか、また支払い通知書とはどう違うのかを確認していきましょう。
支払い通知書と支払い明細書
この2つの書類は、発行する対象者の違いにあります。
支払い通知書は企業の間での取引において作成される書類です。
A社の商品を購入したB社が、A社に宛てて「商品受け取りましたので、約束通り支払いします」という確認の書類です。
一方、支払い明細書は発行対象が企業ではなく、主に個人となります。
スマホ代などの明細書などを想像してみてください。
今月の利用料がネットなどで確認できると思いますが、スマホ会社が個人に向けて「今月これだけ使用されましたので、お支払いの準備をお願いします」という書類が支払い明細書です。
支払い通知書と請求書
この2つも言葉では似たようなイメージを受けますが、書類の発行元が正反対となります。
請求書とはA社の商品を購入したB社に宛てて、A社側が「こちらの商品を納品しましたので、お支払いをお願いします」という支払いを求める書類です。
支払い通知書に関しては繰り返しとなりますが、A社の商品を購入したB社が、A社にあてて「支払いをしますので確認お願いします」という書類です。
発行する会社が逆であること、また内容も逆の内容となります。
支払い通知書の発行義務
支払い通知書は発行が義務付けられている書類ではありません。
そのため、発行するかどうかは各企業によって異なりますが、取引の金額が大きい場合などは双方の企業のためにも発行しておいた方が安心です。
支払い通知書を作成することで、認識の相違や、確認作業の手間を防ぐこともできます。
支払い通知書の保存方法・保存期間
支払い通知書は作成の義務はありませんが、作成した場合、もしくは受け取った場合は基本的に7年間の保存の義務があります。
支払い通知書は用紙にて作成されるものと、エクセルなどで作成しメール等で添付して送付する電子版がありますが、どちらの方法で作成および受け取りをしても、用紙にプリントアウトして保存すれば現状は問題ありません。
注意が必要なのは2024年の1月に電子帳簿保存法が改正された後です。
この法律が改正されると、電子版で作成されたものは用紙にプリントアウトして保存が出来なくなります。
電子版は電子帳簿保存が必要になるため、現在紙ベースにて保存をしている企業に関しては保管方法の見直しが必要となります。
インボイス制度開始と支払い通知書の関連性
現状、発行してもしなくても良い支払い通知書ですが、インボイス制度導入後は発行する機会が多くなる可能性があります。
インボイス制度がスタートすると、支払い通知書であっても必要事項がきちんと記載されていれば適格請求書とみなされ、支払い通知書にて仕入れの税額控除を受けることが可能になるからです。
ただし、支払い通知書自体はどの企業でも発行可能ですが、インボイスの代わりとして発行できるのはインボイス発行の登録申請をした事業者のみです。
インボイスの発行ができる事業者になるには、商品の仕入れ時に発生する消費税を納めなくてはなりません。
また、支払い通知書をインボイスの代わりとして使用するには、支払い通知書に以下のような必要事項が記載されていることが条件となります。
- 自社と取引先のそれぞれの社名や連絡先など
- 支払い金額（税別ごとに算出する必要あり）
- 取引内容
- 取引先のインボイス発行事業者登録番号
- 発行した年月日
- タイトル
- 商品の数量
など、ほんの一例ですが決められた記載事項が全て記載されていなければ代替運用としては認められません。
支払い通知書に記載が必要な事項は、基本的にインボイスに記載必須となる事項とほとんど変わりません。
支払い通知書も作成をお願いされる場合が出てくるかもしれませんので記載が必須な事項は必ず確認しておくようにしましょう。
まとめ
支払い通知書は、企業によってはあまりなじみがない書類かもしれませんが、業務上のミスを防ぎ、企業同士が円満に取引を完了させるにあたって必要な書類です。
またインボイス制度がスタートすれば、必要事項の記載が必須にはなりますがインボイスとして利用できるようになるため、発行する頻度は上がってくる可能性があります。
必須の記載事項がなければインボイスとしては認められませんので、相手先企業の信用を失わないためにも、インボイス制度をいま一度しっかり確認しておくことが重要です。
また、支払い通知書は適切な方法での保存が義務付けられています。
法律改正により、保存方法も変更となるため注意して下さい。
最後までお読みいただき、ありがとうございました。
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