記事の要約
- 注文書は発注元が受注先に向けて作成する注文の意思確認の書類のことである
- 注文書はトラブルを防ぐ役割で発行されるので、必要事項をわかりやすく記載することが重要
- 注文書の発行はインボイス制度の影響を受けない
そもそも注文書とは？
企業間でよくやり取りをする事も多い注文書ですが、そもそも注文書とは正確にはどのような書類のことを指すかご存じですか。
注文書とは一般的に、商品を注文したい個人や企業などが、注文先に向けて注文しますという意思表示に使用する書類のことを言います。
言葉では「注文書」ですが、民法上は契約成立させるための申し込みと同一の意味を持つことになり、注文書にて契約内容が確認でき、また注文を受けますという受注者側の意思表示を表す請書があれば、契約はそれだけでも成立することになります。
この注文書は、これからスタートするインボイス制度へどのように影響してくるでしょうか。
こちらの記事では、注文書について、またインボイス制度が注文書に与える影響についても詳しく解説していますので、参考にしてください。
注文書の役割と発行する目的
注文書の役割は未然にトラブルを防ぐことにあります。
例えばですが、注文書がない場合だと、注文した商品と届いた商品が注文した商品と違うなどのトラブルも十分に考えられます。
注文書は、発注内容を書類などで正確に残し、双方に間違いがないことを確認する役割を果たします。
また、注文書を発行する目的は、確かに注文しましたよという確認の意味で注文者側が発行をします。
電話で注文を受けた場合などでは、特に聞き間違いなどによるトラブルも発生しやすいです。
特になんらかのトラブルが発生した場合、立場の弱い小さな会社の方が被害を被ることの方が多い傾向にあります。
発注者、受注者、双方の不利益にならないためにも、注文書は仕事を円滑に行っていく上で発行した方が良いと言えるでしょう。
注文書に記載する項目
実は注文書にはこれといった規定がありません。
従って会社ごとに自由な様式で作成することも可能なのですが、一般的には以下のような情報は記載しておく必要があります。
- 発注者側の情報、および受注者側の情報（会社名など）
- 発注書作成の日付
- 担当者情報（名前や連絡先等）
- 注文書のタイトル
- 注文書発行ナンバー
- 注文内容
- 注文内容の単価や、合計額などの金額に関する事
あくまでも一例ですが、基本的には上記等の内容を注文書に記載しておけば、たいていの内容は受注者側に伝わります。
納品の期限なども記載しておけば、より双方にとって安心できる取引ができるようになるでしょう。
また、押印についてですが、押印は必須事項ではありませんし、金額が大きいからといって収入印紙も必要ありません。
押印も収入印紙もないことによって取引が中止になるということもありません。
ただ、押印に関しては、一般的な取引で印鑑を押している注文書も多く見られます。
印鑑については押印しておいた方がベターであると言えるでしょう。
注文書を発行するタイミング
注文書は、発注の意思確認として発行する書類ですので、発注先に対して注文をお願いしたいと思った時に発行をします。
具体的には以下のような流れとなります。
- 発注者が注文を検討している商品に対しての見積もりを依頼する
- 受注側が依頼された案件に対しての見積書を作成する
- 発注側が見積もりを確認し、問題がなければ、注文の意思として注文書を作成する
この3番目のタイミングで注文書は発行されることとなります。
この後は注文を受けたということの確認として受注側が注文請書を発行し、納品へ・・という流れになります。
作成された注文書はメールや郵送などで受注側へ届けられることとなりますが、メールの場合は文字がつぶれて見えにくくなってしまうのを防ぐため、PDFにして送るなどした方が良いでしょう。
また、メールなどで送信すると早くて便利ではありますが、念のため原本を郵送で送付しておくとトラブル防止にもつなげることができます。
特に金額が大きい取引の場合は用心に用心を重ねた方が無難です。
注文書はインボイス制度の影響を受けるのか？
それでは、注文書に対して理解が深まったところで、記事の要点である「注文書はインボイス制度の影響を受けるのかどうか」について確認していきましょう。
結論から申し上げますと、注文書はインボイス制度がスタートしても特に影響はありません。
なぜならば、インボイス制度は、消費税の仕入れに対する税額控除制度ですが、インボイス制度において「仕入れ」というのは「注文」ではなく「支払い」の事を指すからです。
金額も記載されており、一見いかにもインボイス制度の影響を受けそうな注文書ですが、注文書はあくまでも商品を注文しますという確認の書類であり、支払いの証明になる書類ではないため、影響を受けないのです。
インボイス制度は請求書の発行関連の制度です。
請求書ではない注文書はインボイス制度が始まっても影響はありませんので、ご安心ください。
また注文書の記載内容に関しても、特に変更はありません。
発注側、受注側双方がわかりやすく、また円滑にビジネスを進めていけるように、ミスのない注文書の作成に注意すれば大丈夫です。
まとめ
企業間のやりとりで作成する注文書は、インボイス制度の影響を受けることなく、いままで通りの発行方法で対応可能です。
規定のフォーマットなどもありませんが、受注側も発注側も双方がわかりやすいように必要事項を記載すること、また作成ができたらすみやかに受注側に発送することが重要です。
トラブルのもとになってしまわないように、内容をよく確認し作成を行ってください。
最後までお読みいただき、ありがとうございました。
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